Backoffice Administrative assistant

Tijdelijke administratief-commerciële ondersteuning voor de Desk Account Managers Backoffice (Commercial Support). Focus: snelle en nauwkeurige verwerking van software orders (handmatig/semi-automatisch) incl. controle op projectkoppelingen en kortingsafspraken, opvolging van leverissues, garantieafhandeling (RMA/retouren), creditnota’s en ordergerelateerde mailbox- en taakverdeling (Outlook en D365 CE) ter ontlasting van het team.

 
Werkzaamheden (takenpakket)

• Verwerken van software orders (handmatig en semi-automatisch); snelle verwerking, koppeling met projecten en controle op volledigheid en kortingsafspraken.

• Leverissues uitzoeken en opvolgen; afstemming intern/extern en status terugkoppelen.

• Garantieafhandeling van RMA/retouren.

• Beantwoorden van interne en externe ordergerelateerde e-mails.

• Creditnota’s aanvragen/verwerken en dossiervorming bewaken.

• Kortingsbrieven opstellen d.m.v. een template.

• Werkinstructies/procesbeschrijvingen updaten.

• Bijspringen in orderverwerking op piekmomenten.

• Verdeling van outlook postvakken onder collega’s.

• Oppakken en verdelen van taken in D365 CE.

Profiel van de kandidaat

• Nauwkeurig en kwaliteitsbewust; werkt snel en houdt overzicht bij hoge volumes; analytisch in het uitzoeken van leverissues; procesmatig werken en bijwerken van werkinstructies/procesbeschrijvingen; sterk in overzicht en verdelen van werk, systeemvaardig (ERP/CRM); klant-/partnergericht communiceren (NL/EN).

Must-haves

• Ervaring in administratieve backoffice/orderverwerking.

• Hoge werkcapaciteit: werkt snel én nauwkeurig en blijft effectief onder druk.

• Systeemvaardig (ERP/CRM) en sterk met Outlook en Excel.

• Neemt eigenaarschap: signaleert issues, volgt acties op en rond taken af.

• Goede communicatie in Nederlands en Engels (mail/Teams/telefoon).

• Werken op kantoorlocatie (De Lier) binnen kantooruren.

Nice to haves

• Ervaring met Dynamics 365 CE (taken/queue-management)

• Ervaring met Dynamics 365 F&O

• Ervaring met Zuora

• Duits en/of Frans is een pré.
  

Praktische informatie

• Inzet: tijdelijk (indicatie: ca. 7 maanden; exact in overleg).

• Uren: 40 uur per week (32 uur bespreekbaar)

• Locatie: De Lier (Priva Netherlands)

• Hybride/remote: in overleg met het team.

• Afdeling: Commercial Support / Backoffice (Priva Building Automation EMEA).